Caro Imprenditore della Vecchia Scuola,
ti scrivo questa lettera perche' sono stufo di sentirti dire «a settembre ne parliamo». Lo dici per tutto: per il preventivo che non hai ancora mandato, per il progetto che non hai iniziato, per il cliente che aspetti da marzo, per la consulenza che rimandi da due anni. Settembre non e' una data: e' la scusa perfetta per non fare oggi quello che potresti fare anche domani. Ma domani non arriva mai, e tu lo sai.
Il «a settembre» e' diventato il mantra dell'imprenditore che non ha un sistema di gestione dei task. Non un problema di tempo: un problema di processo. Perche' se non sai cosa fare oggi, come farai a saperlo a settembre?
Ho analizzato i tuoi ultimi 12 mesi. Su 10 cose rimandate a settembre, solo 2 sono state effettivamente fatte. Le altre 8 sono finite nel dimenticatoio perche' a settembre avevi «troppe cose arretrate». Un loop infinito dove non recuperi mai, accumuli sempre. Alla fine la scadenza vera – quella del cliente che si e' stufato di aspettare – ti esplode in faccia.
La radice non e' la procrastinazione. La radice e' che non hai uno strumento che ti dice cosa fare, quando farlo, e che non te lo fa dimenticare. La tua agenda cartacea non ti avvisa quando un task e' in scadenza. Il tuo collaboratore non sa cosa hai in testa. La tua memoria ti aiuta finche' non dimentichi.
Esiste una via d'uscita: smettere di usare la testa come unico archivio. Un'agenda digitale, un calendario condiviso, un foglio di calcolo dove ogni attivita' ha una data certa. Non servono esperti: serve ammettere che la tua testa non basta.
E smettila con 'a settembre'. I tuoi clienti non aspettano settembre. Se non ci sei tu, c'e' qualcun altro.
Con stima (e un po' di sana frustrazione),
La Redazione