«Mettiamoci d'accordo e facciamo un punto». Quante volte l'hai sentito? E quel punto e' diventato una riunione, che ha generato un'altra riunione, che ha generato un documento, che ha generato una call per discutere il documento, che ha generato l'idea di «fare un altro incontro per allinearci». Sei mesi dopo, non hai deciso ancora niente, ma hai consumato 40 ore di riunioni.

Il loop delle riunioni infinite e' la versione B2B della procrastinazione. Non e' un cliente che dice «ti faccio sapere»: sono 4 persone che si mettono d'accordo per non decidere. E lo fanno in modo cosi' elegante che nessuno si sente in colpa. «Ci stiamo confrontando», «stiamo allineando le posizioni», «facciamo un altro giro di tavolo». Traduzione: stiamo rimandando la decisione perche' nessuno vuole prendersene la responsabilita'.

Come uscirne? Tre regole.

1. Ogni riunione deve produrre una decisione.
Se una riunione non produce una decisione — anche piccola — e' stata una perdita di tempo. Non «un confronto», non «un allineamento». Una riunione senza output e' una chiacchierata tra colleghi. Se vuoi quello, fallo al bar. In ufficio, ogni incontro deve concludersi con: «OK, facciamo X per Y data». Se non succede, la prossima volta non convocare nessuno.

2. Se servono piu di 3 riunioni sulla stessa cosa, qualcuno deve decidere da solo.
Tre riunioni sullo stesso tema significano che il gruppo non e' in grado di decidere. A questo punto, la cosa piu produttiva e' che una singola persona prenda la decisione e la comunichi. Sara' giusta? Forse. Sara' meglio di 6 mesi di «mettiamoci d'accordo»? Sicuramente. Come spieghiamo in questa guida sulle 5 mosse, decidere male e' meglio che non decidere.

3. Se non c'e' una scadenza, non e' una riunione: e' un tè.
Ogni riunione deve avere una data entro cui qualcosa deve essere fatto. Non una data per la prossima riunione: una data per la consegna. Se non c'e' consegna, non c'e' riunione. Sembra ovvio, ma non lo e' per chi ha passato anni a fare «punti di situazione» che non portavano a niente.

E la prossima volta che qualcuno ti dice «mettiamoci d'accordo e facciamo un punto», ricordati che il «mettiamoci d'accordo» e' la versione educata del «non ho voglia di decidere». E rispondi: «D'accordo, ma usciamo con una decisione». Vedrai quante riunioni improvvisamente non servono piu.