«Io il CRM non lo uso, ho tutto in testa». Frase sentita milioni di volte. Poi scopri che quel cliente fedele da 10 anni non lo chiami da febbraio, che il preventivo per l'azienda di Milano e' ancora in attesa di risposta da 3 mesi, e che la scadenza IMU e' scaduta il mese scorso. 'Avere tutto in testa' e' una bellissima frase, ma la testa ha un limite: circa 7 cose contemporaneamente. Dopo inizia a farne cadere.
L'imprenditore vecchio stampo scambia la memoria per organizzazione. Sono due cose diverse. La memoria e' ricordare. L'organizzazione e' non doversi ricordare perche' hai un sistema che lo fa per te.
Non ti serve un CRM complesso. Ti servono tre cose che puoi iniziare a fare da domani:
1. Un promemoria per ogni cliente, ogni volta.
Subito dopo ogni telefonata con un cliente, segna su un calendario (anche quello del telefono va bene) la prossima scadenza: richiamare tra 15 giorni, inviare documenti entro martedi', augurare buon compleanno. Basta un alert sul cellulare. Costa zero. Recupera il 90% delle dimenticanze.
2. Non lasciare mai un appunto senza data.
Il Post-it a muro senza data e' un desiderio, non un impegno. Il foglietto nel cassetto senza scadenza e' un sogno, non un task. Ogni attivita' che non ha una data di verifica e' destinata a morire nel 'a settembre'. Se non hai tempo di scrivere una data, vuol dire che quell'attivita' non e' importante.
3. Delega, ma con verifica.
Quando affidi un compito a un collaboratore, scrivi tre righe: cosa deve fare, entro quando, come fai a sapere che e' fatto. Alla scadenza, verifichi. Non per sfiducia: per processo.
La memoria e' un dono. Ma l'azienda non si gestisce coi doni: si gestisce coi processi. O accetti che esistano strumenti che ti aiutano a non dimenticare, o continuerai a perdere clienti perche' 'a settembre' per loro significa 'dai un lavoro a qualcun altro'.
dalla carta al CRM senza traumi.