Ogni venditore ha un CRM pieno di appunti. Appunti di riunioni, annotazioni su chiamate, promemoria di follow-up. Peccato che, nella maggior parte dei casi, nessuno li rilegga mai. Si accumulano come le email di newsletter a cui vi siete iscritti nel 2019 e che ogni tanto scorrete pensando "un giorno le leggero'".

Oggi la redazione vi propone una guida pratica -- realmente utile, promesso -- per trasformare i vostri appunti di vendita da semplice riempitivo digitale a strumento strategico. O almeno, per far finta di averlo fatto.

1. Il problema: appunti che sembrano poesia ermetica

Aprite il vostro CRM. Cercate l'ultimo contatto con un cliente. Cosa leggete? Probabilmente qualcosa come "parlato di budget, sembra interessato, segue preventivo". Ma quando? Con chi? Per cosa? E soprattutto: che cazzo significa "sembra interessato"?

Il primo problema del follow-up commerciale e' che gli appunti vengono scritti come se doveste leggerli il giorno dopo. In realta' li rileggerete tra tre settimane, quando il cliente vi richiamera' dicendo "mi ha detto che mi mandava il preventivo". E voi non avrete la minima idea di cosa stia parlando.

Soluzione: scrivete gli appunti come se doveste passarli a un collega che non sa nulla della pratica. Nome, ruolo, budget indicativo, obiezioni sollevate, prossimo passo. E soprattutto: la data. Sembra banale, ma molti CRM hanno campi data automatici e la gente li ignora.

2. Il metodo delle tre obiezioni

Ogni vendita e' una storia di obiezioni. "Non ho budget", "Devo parlarne con il socio", "Adesso non e' il momento", "Mi faccia pensare". La versione italiana del "let me think about it" ha infinite declinazioni, e la piu' subdola e' "ne parliamo a settembre" anche se siamo a marzo.

Il trucco: per ogni incontro, annotate esattamente tre obiezioni sollevate dal cliente. Non una, non cinque, tre. Perche' tre e' il numero magico: la prima e' quella che dice ad alta voce (soldi), la seconda e' quella che dice per coprire la prima (tempi), la terza e' quella vera (non si fida).

Se nei vostri appunti non c'e' traccia della terza obiezione, state prendendo appunti di superficie. E il follow-up sara' una telefonata in cui il cliente vi ripetere' le stesse obiezioni, e voi resterete al punto di partenza come in un film degli Elio e le Storie Tese.

3. Il follow-up automatico (che non farete mai)

Esistono strumenti meravigliosi che ricordano al venditore di chiamare il cliente dopo X giorni. Si chiamano CRM, sequenze email, promemoria. Tutti li hanno, nessuno li usa. Perche'? Perche' il follow-up programmato richiede disciplina, e la disciplina e' cio' che distingue un venditore che chiude da uno che accumula preventivi.

La redazione ha studiato il fenomeno: il 40% delle vendite salta per mancanza di follow-up. Non per prezzo, non per concorrenza, non per qualita' del prodotto. Semplicemente perche' il venditore si e' dimenticato di chiamare. "Poi ci penso", "Lo faccio domani", "Adesso ho troppe cose". E il cliente, nel frattempo, ha comprato da qualcun altro.

4. La checklist del venditore che non procrastina

Ecco una lista di controllo da stampare (e mettere sotto al monitor, non nel cassetto):

5. La verita' scomoda

La maggior parte dei follow-up non va a buon fine non per mancanza di tecniche, ma per mancanza di voglia. Il venditore sa cosa deve fare, ma rimanda. "Ne parliamo a settembre", dopotutto, non e' solo una frase dei clienti. E' anche la scusa preferita dei venditori per non fare il lavoro sporco di inseguire, insistere, e alla fine sentirsi dire di no.

Perche' il no e' la parte peggiore, vero? E se non chiami, il no non arriva mai. Il cliente resta in quello stato di sospensione dove "si sta ancora valutando". E tu, venditore, puoi continuare a dire al tuo capo che "la trattativa e' calda".

Ma non e' cosi' che si vendono le cose.

La prossima volta che aprite il CRM e vedete un contatto in sospeso da tre mesi, fatevi una domanda: state aspettando il cliente, o state aspettando voi stessi? Perche' a settembre sara' troppo tardi. Come sempre.